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Elektronischer Dokumentenverkehr

Elektronischer DokumentenverkehrDer Dokumentenverkehr spielt eine riesige Rolle bei der Funktion eines Unternehmens. Es sichert den Lebenszyklus jedes Dokuments, und zwar Erstellung, Weiterleitung zur Ausführung, Verarbeitung, Gruppierung und Versendung an das Archiv zur Speicherung. Früher war ein Dokument vollständig mit seinem Papierträger verbunden, und unter dem Dokumentenverkehr das Drucken, Signieren, Übergabe und Sortieren einer großen Anzahl von Papieren verstanden wurde. Archive in großen Unternehmen könnten riesige mit Papieren gefüllte Räumlichkeiten einnehmen, die nach bestimmten Kriterien sortiert wurden. Dies führte nicht nur zu hohen Kosten für Papier und Druck, für den Verkehr von Dokumenten und die Unterhaltung von speziellen Räumen, sondern erschwerte auch die Suche nach dem erforderlichen Papier im Archiv erheblich. Zum Glück sind diese Zeiten längst vorbei, der elektronische Dokumentenverkehr hat Abhilfe geschaffen.

Der elektronische Dokumentenverkehr ist ein System aus Software und Hardware, die das Dokumentenmanagement des Unternehmens in einem gegenwärtigen Büro sichert. Die Hauptaufgabe der Einführung des elektronischen Dokumentenverkehrs besteht darin, Papier als Träger von Dokumenten und Informationen durch elektronische Medien zu ersetzen. Die Richtung des Unternehmens spielt dabei keine entscheidende Rolle.

Derzeit gibt es viele verschiedene Produkte mit umfangreichen Funktionen. Die Hauptaufgabe besteht darin, das für ein bestimmtes Unternehmen am besten geeignete System basierend auf der Größe, den finanziellen und personellen Fähigkeiten und der bereits implementierten Software auszuwählen.

Der elektronische Dokumentenverkehr ermöglicht es, nicht nur die Kosten für Papier, Toner und die erforderliche Druckgeräte einzusparen. Tatsache ist, dass der Verkehr von Papierunterlagen die manuelle Eingabe von Informationen vorsieht. In diesem Fall kann auch die Computertechnologie eingesetzt werden, die jedoch nur als Hilfselement für den Texteintrag bzw. -überprüfung dient. Dies kostet Zeit und führt häufig zu den Fehlern, Ungenauigkeiten und Verzögerungen. Darüber hinaus erschwert die Verwendung von Papier die Kontrolle des Zugriffs auf Informationen.

Der elektronische Dokumentenverkehr hat ist von solchen Mängeln frei. Ein autorisierter Kunde oder Mitarbeiter eines Unternehmens kann eine Verbindung zum System herstellen und Zugriff auf alle zulässigen Dokumente erhalten. Dem Benutzer steht eine benutzerfreundliche Suche nach verschiedenen Parametern zur Verfügung. Bei Bedarf kann er Änderungen am Dokument vornehmen und es an andere Teilnehmer richten. Informationen werden durch den Einsatz moderner Kommunikationsmittel fast augenblicklich gewonnen. Die Einführung des elektronischen Dokumentenverkehrs ist eine der Stufen der Unternehmensautomatisierung.

Das elektronische System des Dokumentenverkehrs bietet den Komfort, mit Informationen zu arbeiten, neue Arten von Dokumenten und Formularen zu erstellen und elektronische Signaturen zu generieren.

Die Informationen über Dokumente und Benutzer mit Zugriffsrechten werden in der Regel in einer speziellen Datenbank gespeichert. Daher spielt der Ansatz zum Erstellen von Datenbanken eine große Rolle für die Geschwindigkeit und Sicherheit des Dokumentenverkehrs. Deshalb widmen die Spezialisten unseres Unternehmens diesem Umstand besondere Aufmerksamkeit.

Ein wichtiger Punkt bei der Einführung des elektronischen Dokumentenverkehrs ist die Arbeit mit dem Personal. Die Mitarbeiter müssen die Hauptvorteile der Umstellung auf elektronische Medien erläutern und gegebenenfalls im Umgang mit neuen Technologien schulen.

Alle gestellten Aufgaben werden von unserer Plattform zur Unternehmensautomatisierung erfolgreich gelöst, die unter dem Markennamen AIST 7.0 erfolgreich in den kommerziellen Betrieb eingeführt wurde.

Der Meinung von unabhängigen Experten nach ist unsere Softwareplattform unter bekannten Marken wie 1C, SAP und Parus in Bezug auf Leistung, Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit, Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Gesamtbetriebskosten führend.

Einkaufs- und Nutzungsbedingungen von AIST 7.0

Unabhängig von Umfang und Größe des Unternehmens bietet die Umstellung auf den elektronischen Dokumentenverkehr in jedem Fall viele neue Möglichkeiten. Die Mitarbeiter unseres Unternehmens sind bereit, alle Wünsche zum Umsatz von Informationstechnologien individuell zu behandeln. Wir können ein System des Dokumentenverkehrs realisieren, das sich speziell auf Ihr Unternehmen gerichtet ist. Dies wird dazu beitragen, das beste Ergebnis mit dem geringsten Zeit- und Materialaufwand zu erzielen.

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